Vastuullisuus siirtyy rakennushankintojen tavoitteista käytännön vaatimuksiksi

EU valmistelee julkisten hankintojen sääntelyyn perusteellista uudistusta. Luonnoksen mukaan nykyiset kolme hankintadirektiiviä korvattaisiin yhdellä, jäsenmaissa suoraan sovellettavalla asetuksella. Kyse ei olisi vain menettelysääntöjen päivittämisestä, vaan koko hankintajärjestelmän painopisteen muuttamisesta.

Rakentamisen kannalta uudistuksen keskeinen viesti on selvä: vastuullisuus ei jäisi enää hankintojen vapaaehtoiseksi lisäominaisuudeksi, vaan se kytkeytyisi nykyistä tiiviimmin hankinnan suunnitteluun, tarjousvertailuun, sopimusehtoihin ja toteutuksen seurantaan.
Asetus on vasta luonnos, joka tulee EU:n käsittelyyn syyskuussa. Asiakirjassa on avoimia kohtia, eikä sääntelyn lopullisesta sisällöstä tai voimaantulosta ole vielä varmuutta. Suunta on silti riittävän selvä, jotta rakennusalan tilaajien, suunnittelijoiden, urakoitsijoiden ja materiaalitoimittajien kannattaa aloittaa valmistautuminen jo nyt.

 
Rakennushankinta muuttuu kilpailutuksesta strategiseksi johtamiseksi

Rakennushankkeissa vastuullisuusratkaisut tehdään usein kauan ennen varsinaisen tarjouspyynnön tekemistä. Rakennuksen käyttötarkoitus, tilatehokkuus, materiaalivalinnat, energiaratkaisut, korjattavuus ja tavoiteltu käyttöikä määrittävät suuren osan hankkeen ympäristövaikutuksista ja elinkaarikustannuksista.
EU:n asetusluonnos vahvistaisi tätä ajattelua. Julkisten hankintayksiköiden olisi julkaistava talousarviokauden alussa ennakkosuunnitelma tulevista hankintatarpeistaan. Samalla markkinavuoropuhelusta tulisi entistä luontevampi osa hankinnan valmistelua.
Rakentamisessa muutos tarkoittaisi käytännössä sitä, että hankintatoimi olisi kytkettävä nykyistä aikaisemmin investointisuunnitteluun, ilmastotavoitteisiin, kiinteistöstrategiaan ja palveluverkon kehittämiseen. Vastuullisuutta ei voitaisi lisätä hankkeeseen vasta kilpailutusvaiheessa, jos keskeiset tekniset ja taloudelliset ratkaisut on jo tehty.

Ratkaisukeskeinen toimintamalli lähtee kolmesta kysymyksestä:
1. Mitä tarvetta rakennushankkeella ratkaistaan?
2. Mitkä vastuullisuusvaikutukset ovat juuri tässä hankkeessa olennaisia?
3. Millä tiedoilla ja mittareilla tavoitteiden toteutuminen voidaan todentaa?
Kun nämä kysymykset ratkaistaan ennen tarjouspyynnön laatimista, vastuullisuudesta voidaan rakentaa aidosti hanketta ohjaava kokonaisuus.

Halvin tarjous ei olisi enää oletusarvo

Asetusluonnoksen mukaan sopimukset tehtäisiin pääsääntöisesti parhaan hinta–laatusuhteen perusteella. Luonnoksen perusteluissa laatukriteerien vähimmäispainoksi esitetään tavallisesti vähintään 30:tä prosenttia ja työvoimavaltaisissa hankinnoissa vähintään 50:tä prosenttia.
Rakentamisessa tällä voi olla huomattavia vaikutuksia. Rakennusurakan tai kiinteistöpalvelun laatua ei voitaisi käsitellä vain tarjouspyynnön vähimmäisvaatimuksena, jonka täyttämisen jälkeen ratkaisu tehtäisiin hinnan perusteella. Hankintayksikön olisi pystyttävä määrittelemään, mikä erottaa hyvän toteutuksen tavanomaisesta ja miten ero näkyy vertailussa.

Vertailuperusteina voisivat toimia esimerkiksi:
• elinkaarikustannukset
• energia- ja materiaalitehokkuus
• vähähiiliset ratkaisut
• kierrätettyjen tai uudelleenkäytettävien materiaalien osuus
• rakenteiden korjattavuus ja muunneltavuus
• työmaan jätteiden hyödyntäminen
• toimitusketjun läpinäkyvyys
• hankkeeseen osallistuvan henkilöstön työehdot
• suunnittelun ja toteutuksen laadunvarmistus.

Pelkkä laatupainon kasvattaminen ei kuitenkaan vielä paranna lopputulosta. Jos laatukriteerit ovat yleisiä, vaikeasti todennettavia tai käytännössä kaikkien tarjoajien täytettävissä, vertailu ratkaistaan edelleen hinnalla.
Siksi hankintayksiköiden on siirryttävä laatuprosenttien määrittämisestä laadun johtamiseen. Jokaiselle kriteerille tarvitaan selkeä tavoite, vertailutapa, todentamismenetelmä ja sopimuskauden aikainen seurantamalli.

Vastuullisuus on pystyttävä osoittamaan hankekohtaisesti

Luonnos vahvistaisi ympäristö- ja sosiaalisten vaatimusten oikeusperustaa koko hankinnan elinkaaren ajan. Ympäristönäkökulmasta painottuisivat muun muassa kiertotalous, kierrätetty ja kunnostetut sisätilat, energiatehokkuus, materiaalitehokkuus, jätteiden hyödyntäminen ja elinkaarikustannukset. Sosiaaliseen vastuullisuuteen voisivat kuulua esimerkiksi asianmukaiset työehdot, tasa-arvo, esteettömyys ja ihmisoikeuksien toteutuminen toimitusketjuissa.
Rakennusalan yrityksille tämä merkitsee ennen kaikkea kasvavia tietovaatimuksia. Tulevaisuuden kilpailukyky ei perustu vain kykyyn rakentaa, vaan myös kykyyn osoittaa, mistä materiaalit ovat peräisin, millaisia vaikutuksia niihin liittyy ja miten vastuullisuus toteutuu koko toimitusketjussa.
Rakennustuotteiden ympäristöselosteiden, materiaalitietojen, alkuperätietojen ja digitaalisen tuotetiedon merkitys kasvaa. Samalla alihankintaketjujen hallinnasta tulee entistä näkyvämpi osa tarjousta ja sopimuksen toteutusta.
Yleinen vastuullisuusstrategia tai yritysvastuuraportti ei kuitenkaan yksin riitä. Vaatimusten ja vertailuperusteiden on liityttävä hankinnan kohteeseen. Rakennushankkeessa on siis pystyttävä osoittamaan, miten vastuullisuustoimet vaikuttavat juuri kyseisen rakennuksen, urakan tai materiaalitoimituksen toteutukseen.
Tämä on myös mahdollisuus. Yritys, joka pystyy tuottamaan luotettavaa, vertailukelpoista ja hankekohtaista tietoa, voi erottautua kilpailussa ilman, että se perustuu pelkästään hintaan.

Avoin BIM ja tuotetieto yhdistävät vastuullisuuden käytännön toteutukseen

Asetusluonnoksessa rakentaminen nostetaan erikseen esiin. Suurissa rakennushankinnoissa julkisten ostajien tulisi käyttää avointa BIM-teknologiaa. Lisäksi rakennustuotteille voitaisiin asettaa yhdenmukaistettuja ympäristövaatimuksia.
BIM-vaatimus ei ole vain tekninen tiedostomuotokysymys. Parhaimmillaan tietomalli toimii alustana, johon yhdistyvät suunnittelutieto, materiaalien ominaisuudet, hiilijalanjälki, käyttö- ja huoltotiedot sekä rakennuksen elinkaaren aikainen seuranta.
Tämä edellyttää tiedon yhteensopivuutta. Jos suunnittelijan, urakoitsijan, tuotevalmistajan ja kiinteistönomistajan tiedot eivät siirry järjestelmien välillä, vastuullisuustavoitteiden todentaminen jää helposti erillisiksi laskelmiksi ja manuaaliseksi raportoinniksi.

Rakennushankkeissa kannattaa siksi arvioida jo nyt:
• missä muodossa vastuullisuustieto tuotetaan
• kuka vastaa tiedon oikeellisuudesta
• miten tieto siirtyy suunnittelusta toteutukseen
• miten tuotevaihdokset dokumentoidaan
• mitä tietoja luovutetaan kiinteistön käyttöön
• miten tavoitteiden toteutumista seurataan sopimuskaudella.
Tavoitteena ei pitäisi olla mahdollisimman suuren tietomäärän kerääminen, vaan päätöksenteossa tarvittavan tiedon hallinta.

Sopimusseuranta ratkaisee, toteutuuko vastuullisuus

Rakennushankintojen vastuullisuus on perinteisesti painottunut tarjouspyyntöihin. Kriteerit määritellään kilpailutusvaiheessa, mutta niiden toteutumista seurataan vaihtelevasti hankkeen aikana.
Asetusluonnoksen suunta on toinen. Hankintadataa kerättäisiin koko sopimuksen elinkaarelta, muun muassa alihankkijoista, maksuista, sopimuksen toteutumisesta, strategisten tavoitteiden saavuttamisesta ja tunnistetuista riskeistä. Samalla valvonta siirtyisi yksittäisten menettelyjen jälkikäteisestä tarkastelusta jatkuvampaan seurantaan.
Rakennushankkeissa tämä korostaa sopimushallinnan merkitystä. Vastuullisuuskriteeri on toimiva vain, jos se voidaan muuttaa sopimusvelvoitteeksi ja jos poikkeamiin voidaan puuttua.
Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sovittuja raportointiaikatauluja, materiaalitietojen tarkastamista, työehtojen valvontaa, toteutuneiden päästöjen seurantaa sekä vastuiden ja seuraamusten määrittelyä.
Hankintayksikön kannattaa jo kilpailutusta valmistellessaan ratkaista, kuka organisaatiossa seuraa tavoitteita ja millä resursseilla. Muuten vaarana on, että vaatimukset lisäävät tarjousten työmäärää mutta eivät muuta rakentamisen lopputulosta.

Pk-yritysten asema riippuu toteutustavasta

Luonnos pyrkii helpottamaan pk-yritysten osallistumista kilpailuihin muun muassa rajoittamalla liikevaihtovaatimuksia, vähentämällä perusteettomia kokemusvaatimuksia ja vahvistamalla hankintojen jakamista osiin. Digitaalisen kelpoisuuspalvelun tavoitteena olisi puolestaan vähentää samojen todistusten toimittamista toistuvasti.
Rakennusalalla vaikutukset voivat olla kaksisuuntaisia. Ennakoitavat hankintasuunnitelmat, markkinavuoropuhelu ja kilpailujen osiin jakaminen voivat helpottaa pienten ja keskisuurten yritysten pääsyä julkisiin hankkeisiin. Toisaalta ympäristöselosteet, alkuperätiedot, toimitusketjujen selvitykset ja digitaalinen tiedonsiirto voivat muodostaa uuden osallistumiskynnyksen.
Ratkaisu ei ole vastuullisuusvaatimusten keventäminen, vaan niiden yhdenmukaistaminen. Yhteiset tietomallit, vakioidut kriteerit ja toimivat digitaaliset palvelut vähentävät tilannetta, jossa jokainen tilaaja pyytää saman tiedon eri muodossa.
Suuremmilla toimijoilla on tässä myös oma vastuunsa. Pääurakoitsijoiden ja rakennustuotevalmistajien kannattaa kehittää ratkaisuja, joilla vastuullisuustieto liikkuu toimitusketjussa ilman kohtuutonta käsityötä.

Valmistautuminen kannattaa aloittaa tiedosta ja toimintamalleista

EU:n suunnittelema uudistus ei välttämättä vähentäisi hankintatyötä. Se siirtäisi työn painopistettä juridisesta kilpailutusprosessista strategiseen suunnitteluun, markkinatuntemukseen, vastuullisuustiedon arviointiin ja sopimuksen aikaiseen johtamiseen.
Rakennusalan organisaatioiden kannattaa valmistautua erityisesti neljällä alueella.
Ensimmäinen on hankintojen ennakointi. Tulevat rakennus- ja korjaushankkeet on kytkettävä talous-, ilmasto- ja kiinteistösuunnitteluun.
Toinen on mitattava laatu. Organisaation on tunnistettava, mitä laatu tarkoittaa eri hanketyypeissä ja miten sitä voidaan vertailla syrjimättömästi.
Kolmas on tuotetieto. Materiaalien ympäristö-, alkuperä- ja elinkaaritietojen on liikuttava luotettavasti toimitusketjussa ja digitaalisissa järjestelmissä.
Neljäs on sopimushallinta. Vastuullisuustavoitteet on muutettava seurattaviksi velvoitteiksi, joille on määritelty vastuut, mittarit ja menettelyt poikkeamatilanteisiin.
Uudistuksen suurin mahdollisuus on siinä, että vastuullisuus, laatu ja elinkaaritalous voidaan nostaa rakennushankintojen todellisiksi kilpailutekijöiksi. Tämä ei kuitenkaan tapahdu sääntelyllä yksin. Se edellyttää tilaajilta parempaa valmistelua, yrityksiltä laadukkaampaa tietoa ja koko arvoketjulta yhteisiä toimintamalleja.
Vastuullinen rakennushankinta ei tulevaisuudessa ole erillinen ympäristö- tai vastuullisuusharjoitus. Se on tapa määritellä, mitä rakennetaan, miten se toteutetaan ja millaista arvoa investoinnilla tuotetaan koko sen elinkaaren aikana.

Vastuullisuus on kohta välttämätön kilpailuetu.

Ota yhteyttä, niin aloitetaan rakentamaan vahva tulevaisuus.