Raportoiko järjestösi toimintaa vai tuloksia?

Järjestöt tekevät vaikuttavaa työtä joka päivä. Ihmisiä kohdataan, neuvontaa annetaan, vapaaehtoisia tuetaan, materiaaleja tuotetaan ja yhteiskunnalliseen keskusteluun osallistutaan. Kun tämän kaiken pitäisi muuttua tuloksellisuusraportiksi, törmätään samaan ongelmaan: raportti kertoo, mitä on tehty, mutta ei riittävän selvästi, mitä toiminnasta on syntynyt.
Tähän tarpeeseen olemme kehittäneet STEA-sillan.

Tekemisen määrä ei kerro työn arvosta
Järjestöjen raportoinnissa on paljon tietoa. On osallistujamääriä, tilaisuuksien lukumääriä, palautekyselyitä, koulutuksia, kampanjoita, julkaisuja ja kohtaamisia. Kaikki nämä ovat tärkeitä asioita: ne kertovat, että toimintaa on runsaasti, mutta ne eivät kerro, mitä toiminnasta seurasi.
Esimerkiksi 300 kohtaamista voi olla merkittävä määrä, mutta raportoinnin kannalta olennaista on myös se, mitä kohtaamisissa syntyi. Saivatko ihmiset apua? Vahvistuiko heidän toimintakykynsä? Löysivätkö he palveluiden piiriin? Lisääntyikö tieto, osallisuus, rohkeus, luottamus tai arjen hallinta?
Tuloksellisuus syntyy vasta silloin, kun tekemisen ja hyödyn välinen yhteys tulee näkyväksi. Tämä ei tarkoita, että kaiken pitäisi olla suurta, mullistavaa tai täydellisesti mitattua. Usein kyse on siitä, että järjestön tekemä työ jäsennetään selkeämmin: mikä oli tarve, kenelle toimintaa tehtiin, mitä tehtiin, mitä siitä syntyi ja mistä tiedämme sen.

STEA-raportointi vaatii selkeää vaikutusketjua
STEA:n tuloksellisuusraportoinnissa järjestöiltä odotetaan, että toiminnan, tavoitteiden, tulosten ja niitä tukevan tiedon välinen yhteys on ymmärrettävä. Tämä on monelle järjestölle tuttu ajatus, mutta käytännössä sen sanoittaminen voi olla vaikeaa.
Raporttiin päätyy helposti lauseita, jotka kuvaavat toimintaa:
”Järjestimme koulutuksia.”
”Kohtasimme kohderyhmän jäseniä.”
”Tuotimme materiaaleja.”
”Tavoitimme osallistujia eri kanavissa.”

Tuloksellisempi raportointi vie ajatuksen pidemmälle:
”Mitä koulutusten jälkeen muuttui?”
”Miten kohtaamiset auttoivat kohderyhmää?”
”Mihin materiaaleja käytettiin, ja mitä hyötyä niistä oli?”
”Mitä tavoittaminen mahdollisti?”
Kun nämä kysymykset saadaan näkyviin, raportointi ei enää keskity tekemisen kuvaukseksi, vaan se kertoo järjestön tekemän työn arvosta.

STEA-silta auttaa muuttamaan tekemisen tuloksiksi
STEA-silta on Raudan tiivis asiantuntija- ja workshop-palvelu järjestöille, jotka haluavat parantaa STEA-raportointinsa selkeyttä, rakennetta ja uskottavuutta. Palvelu ei ole raskas arviointihanke eikä ulkoa tuotu mittariviidakko. Se on käytännöllinen työprosessi, jossa järjestön oma toiminta jäsennetään rahoittajan arviointilogiikan kannalta ymmärrettäväksi.
Käymme yhdessä läpi esimerkiksi yhden avustuskohteen tavoitteet, kohderyhmän, toiminnan, mittarit ja kerätyn tiedon. Sen jälkeen rakennamme niistä selkeän vaikutusketjun ja raportointiin sopivat tuloslauseet.
Työn aikana etsimme vastaukset muun muassa näihin kysymyksiin:
• Mikä on toiminnan tarve?
• Kenelle toimintaa tehdään?
• Mitä toimintaa toteutetaan?
• Mitä muutosta kohderyhmässä tavoitellaan?
• Millä tiedolla muutos voidaan osoittaa?
• Miten tuloksista kannattaa kirjoittaa rahoittajalle ymmärrettävästi?
Lopputuloksena järjestö saa konkreettisen rungon tuloksellisuuden osoittamiseen. Se tukee STEA-raportointia, tulevia avustushakemuksia, vuosikertomusta ja järjestön omaa vaikuttavuusviestintää.

Raportoinnista tulee kevyempää, kun olennainen kirkastuu
Moni järjestö pelkää, että tuloksellisuuden kehittäminen tarkoittaa lisää mittareita, kyselyitä ja hallinnollista työtä. Kun vaikutusketju kirkastuu, myös tiedonkeruu keventyy. Kaikkea ei tarvitse mitata. Kaikkea ei tarvitse raportoida samalla painolla. Olennaista on tunnistaa, mikä tieto todella auttaa osoittamaan toiminnan tuloksia.
Hyvä raportointi ei synny siitä, että mukana on mahdollisimman paljon aineistoa. Se syntyy siitä, että mukana on oikea tieto, oikeassa kohdassa ja ymmärrettävästi sanoitettuna. STEA-sillassa tarkistamme myös, kertovatko nykyiset mittarit aidosti muutoksesta vai kuvaavatko ne pääasiassa toiminnan määrää. Tarvittaessa ehdotamme, mitä kannattaa säilyttää, mitä keventää ja mitä vahvistaa seuraavalla raportointikierroksella.

Kenelle STEA-silta sopii?
STEA-silta sopii järjestölle, joka haluaa parantaa yhden tai useamman avustuskohteen raportointia ilman laajaa strategia- tai vaikuttavuusprosessia.
Se on erityisen hyödyllinen tilanteissa, jossa:
• järjestön raportointi jää helposti toiminnan kuvaukseksi
• mittarit kertovat enemmän määrästä kuin muutoksesta
• tuloksia on vaikea sanoittaa rahoittajille uskottavasti
• avustushakemuksen tavoitteiden ja raportoinnin välinen yhteys kaipaa selkeyttämistä
• järjestö haluaa valmistautua seuraavaan raportointikierrokseen ajoissa
• samaa tietoa halutaan hyödyntää myös viestinnässä, vuosikertomuksessa tai sidosryhmätyössä
STEA-silta toimii myös hyvänä ensiaskeleena järjestölle, joka haluaa myöhemmin kirkastaa vaikuttavuuttaan laajemmin esimerkiksi varainhankinnan, yritysyhteistyön, jäsenviestinnän tai yhteiskunnallisen vaikuttamisen tueksi.

Mitä järjestö saa käytännössä?
STEA-sillan jälkeen järjestöllä on selkeämpi käsitys siitä, miten oma työ kannattaa esittää tuloksellisuuden näkökulmasta.
Käytännössä lopputuloksena syntyy esimerkiksi:
• selkeytetty vaikutusketju
• paremmat tulosväitteet
• tarkistetut mittarit
• suunnitelma tiedonkeruun kehittämiseen
• kehitysehdotuksia seuraavalle raportointikierrokselle
• viestinnällinen tiivistys työn tuloksista
Tärkeintä on, että järjestö ei jää yksin pohtimaan, miten vaikuttava arjen työ kääntyy raportointikieleksi. Me autamme rakentamaan sillan tekemisen ja tulosten välille.

Haluatko vahvistaa järjestösi STEA-raportointia?
Käymme läpi avustuskohteenne tavoitteet, toiminnan, kohderyhmän, mittarit ja kerätyn tiedon. Rakennamme niistä selkeän vaikutusketjun ja raportointiin sopivat tuloslauseet.
Lopputuloksena järjestönne pystyy kertomaan rahoittajille uskottavammin, mitä hyötyä toiminnasta syntyy ja miten se voidaan todentaa.

Ota yhteyttä Rautaan ja kysy STEA-sillasta. Autamme tekemään näkyväksi sen, mikä järjestön työssä usein jo tapahtuu, mutta ei vielä näy riittävän selkeästi raportoinnissa.