Lähes kaikki vähänkin suuremmat yritykset ja muut organisaatiot kertovat verkkosivuillaan jotain vastuullisuudestaan. Toteutukset vastuullisuusteeman käsittelyssä ovat kirjavia, eikä aina ole selvää, miten vastuullisuusosiossa esiintyvät aiheet on valittu.
Systemaattisempi lähestymistapa organisaation vastuullisuuden jäsentämiseen ja arviointiin on Global Reporting Initiativen (GRI) Standards -vastuullisuusraportoinnin periaatteissa kuvattu olennaisuusarvio. Olennaisuusarvio on siis prosessi, jossa tunnistetaan organisaation toiminnan kannalta olennaiset vastuullisuuden teemat tai aiheet.
GRI Standards on yhteiskuntavastuun raportointiin kehitetty malli, jonka raportointiperiaatteet ovat sovellettavissa kaiken tyyppisiin organisaatioihin. Olennaisuusarvio soveltuu siten minkä tahansa organisaation vastuullisuuden määrittelyyn. Se on erinomainen lähtökohta kaikelle vastuullisuustyölle, myös silloin kun tarkoituksena ei ole tuottaa vastuullisuusraporttia.
Olennaisuudella tarkoitetaan vastuullisuuden määrittelyä kahden parametrin – organisaation vaikutusten ja sidosryhmien odotusten kautta. Olennaisuusarviossa pyritään tunnistamaan kaikki organisaation keskeiset vaikutukset talouteen, ihmisiin ja ympäristöön kestävän kehityksen kontekstissa. On huomattava, että vaikutusten ja sidosryhmien odotusten arviointi ei rajoitu organisaation juridisiin rajoihin, vaan niitä on tarkasteltava organisaation koko arvoketjun osalta.
Lisäksi vastuullisesti toimivan organisaation tulisi toiminnassaan huomioida sidosryhmiensä kohtuulliset odotukset. Käytännössä tämä tarkoittaa sidosryhmien kartoittamista ja kuulemista. Organisaation keskeisiä vastuullisuuden näkökulmia, eli olennaisia vastuullisuuden aiheita ovat siten ne, joissa organisaation vaikutukset ovat suuret tai jotka vaikuttavat merkittävästi sidosryhmien arvioihin organisaatiosta.
Kun olennaisuusarviossa on huomioitu organisaation arvoketjun kaikki merkittävät vaikutukset – sekä positiiviset ja negatiiviset – siitä saadaan vankka pohja vastuullisuustyölle. Jotta vaikutuksia voidaan hallita ja johtaa, ne täytyy ensin tunnistaa. Tästä syystä olennaisuusarvion tuottama informaatio on hyvä lähtökohta esimerkiksi vastuullisuuden johtamiselle, vastuullisuusstrategian muodostamiselle ja vastuullisuustavoitteiden asettamiselle.
Koska olennaisuusarvio selkeyttää organisaation sisällä sitä, mitä vastuullisuus organisaation kontekstissa tarkoittaa, sen hyödyllinen työkalu myös vastuullisuusviestinnän suunnittelussa. Ensinnäkin olennaisuusarvioon liittyvä sidosryhmien kuuleminen tuottaa hyödyllistä tietoa organisaation viestinnän eri kohderyhmistä. Lisäksi oman toiminnan vaikutusten kokonaisvaltainen tunteminen voi auttaa välttämään tietyt vastuullisuusviestinnän kompastuskivet. Asiakkaat ja muut sidosryhmät ovat myös herkkiä huomaamaan viherpesuyritykset, ja asialliseenkin vastuullisuusviestintään suhtaudutaan usein hieman epäillen. Näin ollen maineriskien välttämiseksi viestit tulisi valita niin, ettei niiden ja oman toiminnan vaikutusten välillä ole ristiriitoja.
Olennaisuusarvio melko laaja projekti. Se on kuitenkin hyvällä suunnittelulla mahdollista toteuttaa muutamassa työryhmäkokouksessa. Jos vastuullisuuden määrittely tuntuu tärkeältä, voimme omasta kokemuksestamme kertoa sen toteuttamisen olevan täysin mahdollista, vaikka elämmekin työryhmätyöskentelyn kannalta haastavaa ja epävarmaa aikaa. Olemme kuluneen vuoden aikana saaneet hyviä kokemuksia koko projektin läpiviennistä täysin etätyöskentelynä.
